KSeF w branży spożywczej: „To dodatkowe koszty, o których nikt nie mówi” – Przewodnik cz. 3
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Choć wiele dużych firm spożywczych jest już dobrze do niego przygotowanych, to mniejsze podmioty czeka rewolucja. Eksperci ostrzegają przed ukrytymi kosztami i chaosem logistycznym. Ale wskazują również na możliwe korzyści z wdrożenia KSeF.
Kiedy KSeF wchodzi w życie? Terminarz dla branży spożywczej
Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, wejdzie w życie w dwóch etapach.
Obowiązek korzystania z KSeF 2.0 rozpocznie się 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw o obrotach przekraczających 200 mln zł w 2025 roku. Pozostałe podmioty, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), mają czas na dostosowanie się do systemu do 1 kwietnia 2026 roku. Wyjątek stanowią najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekroczy 10 tys. zł; one dołączą od 1 stycznia 2027 roku.
Jednak warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.
Gotowość branży spożywczej i FMCG na e-Faktury – opinie ekspertów
Trudno obecnie wskazać, ile dokładnie przedsiębiorstw z branży FMCG jest w pełni przygotowanych do KSeF. Głównie zależy to od wielkości przedsiębiorstwa.
– Te duże firmy na pewno są przygotowane, bo trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie dużych przedsiębiorstw, które liczyły na to, że w ostatnim momencie rząd znów przesunie wejście w życie tego systemu. Fakturowanie i rozliczanie są tak ważną częścią, że żadna duża spółka nie zostawi tego na ostatnią chwilę – mówi Andrzej Gantner, wiceprezes Polskiej Federacji Producentów Żywności.
Jednak zupełnie inaczej wygląda sytuacja w mikro i małych przedsiębiorstwach. Część firm nawet nie ma świadomości, że obowiązkowy KSeF będzie ich też dotyczyć. Niektóre z nich liczą po cichu na kolejne odroczenie wejścia w życie Systemu. Dodatkowo istnieje grupa firm, które korzystają ze starych systemów ERP, nieaktualizowanych od lat, które nie są już wspierane przez dostawców i tym samym nie będą miały modułu integracji z KSeF. Ale wśród małych i średnich firm również można znaleźć takie, które są już na etapie testowania KSeF w codziennej pracy.
Logistyka i zwroty towarów a KSeF – największe wyzwania branży spożwyczej
Z tą oceną zgadza się Andrzej Pałys, dyrektor w PwC Polska, ekspert z zakresu prawa podatkowego oraz wdrażania systemów informatycznych w obszarze compliance. W jego opinii około 80 proc. z procesów księgowych w dużych firmach FMCG jest już kompatybilna z KSeF. Dotyczy to głównie standardowej działalności sprzedażowej i zakupowej.
– Wyzwaniem pozostają pewne działania niestandardowe. W małym przedsiębiorstwie albo się one nie zdarzają, albo są obsługiwane w sposób ad hoc. W przypadku większych firm, należy dokładnie sprawdzić cały proces i stworzyć procedurę, którą będzie można przeprowadzić przez KSeF – wyjaśnia Andrzej Pałys.
Jak korygować faktury za uszkodzone towary w KSeF?
Przykładem takich wyzwań, które podaje ekspert PwC jest chociażby kwestia księgowania zwrotów. Bardzo często producenci sprzedają do sieci swoje produkty, gdzie jednostką są palety. Jednak ewentualne zwroty są dokonywane jako pojedyncze produkty, a nie palety. Jak zatem wystawić fakturę korygującą w KSeF na 12 puszek zniszczonych w transporcie, skoro wcześniej były tylko palety? To tylko jedno z działań nietypowych, z którymi muszą mierzyć się firmy spożywcze i inne z branży FMCG.
Ile czasu wymaga wdrożenie KSeF w firmie?
Eksperci podkreślają, że proces dostosowania przedsiębiorstwa do wymogów KSeF należy potraktować jako projekt strategiczny, a nie tylko IT czy księgowy.
– Warto obowiązek wdrożenia KSeF potraktować jako pretekst do zimowych porządków w firmie. To jest ten moment, kiedy należy dokonać dokładnego przeglądu wszystkich procedur i uproszczenia procesów związanych z księgowaniem, ale też logistyką czy sprzedażą. KSeF wprowadzi pewnego rodzaju automatyzację, ale automatyzując bałagan, robi się tylko większy chaos – przekonuje Andrzej Pałys z PwC.
Specjaliści wskazują, że czas potrzebny na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zależy od skali działalności i złożoności procesów w firmie. W praktyce wprowadzenie KSeF może zająć od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy.
Więcej informacji w linku: www.wiadomoscihandlowe.pl