KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]
Już niedługo wszystkie polskie firmy, także branża handlowa i FMCG, będą musiały wdrożyć KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Przysłowiową marchewką dla firm ma być szybszy zwrot VAT-u. A co będzie kijem? Jak KSeF wpłynie na handel i przemysł przetwórczy? To wyjaśniamy w cyklu „Przewodnik po KSeF”.
Przewodnik po KSeF dla handlu i FMCG
Zegar tyka nieubłaganie i do 1 lutego 2026 roku nie zostało zbyt wiele czasu. A to właśnie wówczas znaczna część firm z branży handlowej i FMCG będzie musiała zacząć wystawiać wszystkie faktury w KSeF. Rewolucja obejmie aż 2,8 mln firm w Polsce. A ponieważ system łączy w sobie kwestie związane z podatkami, finansami i informatyką, wszyscy wiedzą, że robi się poważnie. Wystarczy sobie przypomnieć wdrażanie JPK, aby wczuć się w klimat, jaki zapanuje na początku 2026 roku w wielu spółkach.
Dlatego portal wiadomoscihandlowe.pl, wraz z ekspertami, będzie w najbliższych tygodniach przybliżał wszystkie kwestie związane z poprawnym wdrożeniem KSeF. Będziemy wyjaśniać terminy i procesy oraz podpowiadać, jak uniknąć pułapek przy wprowadzaniu systemu. Razem z ekspertami będziemy również doradzać, jak tę rewolucję zamienić w korzyść dla własnego biznesu.
Pierwsza część „Przewodnik po KSeF” dotyczy samych podstaw tego systemu oraz newralgicznych terminów dla poszczególnych firm.
Co to jest KSeF i dlaczego Polska wprowadza Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to też jednocześnie system, który wprowadza centralny rejestr faktur w obrocie gospodarczym – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że wprowadza KSeF po to, by zwiększyć efektywność kontroli skarbowych i transparentność obrotu gospodarczego. Rząd prognozuje, że w 2026 roku, dzięki uszczelnieniu systemu podatkowego poprzez KSeF oraz JPK_CIT, budżet państwa zyska dodatkowe 170 mln zł. Kolejne 30 mln zł powinno wpłynąć z tytułu egzekucji.
Resort przekonuje, że wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, w tym szybszy zwrot VAT czy usprawnienie obiegu dokumentów między kontrahentami. KSeF ma także ułatwić archiwizację faktur, gdyż będą one przechowywane w systemie przez 10 lat.
Państwo polskie wprowadza KSeF, aby uszczelnić system podatkowy i skuteczniej prowadzić kontrole podatkowe. Jednak już teraz można być pewnym, że KSeF czekają duże zmiany, co wynika z unijnego pakietu ViDA (VAT in Digital Age). Jeden z filarów ViDA zakłada wprowadzenie w całej UE obowiązkowego e-fakturowania i raportowania VAT w czasie rzeczywistym. A zatem Polska z KSeF wydaje się być jednym z liderów w tym aspekcie. Jednak polski format e-faktury (XML) znacznie odbiega od unijnego standardu EN 16931 – mają inną strukturę, logikę i zakres danych. To oznacza, że wkrótce czeka nas kolejna rewolucja.
Jakie są terminy wprowadzenia KSeF i kogo dotyczy ten obowiązek?
Rząd określił, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie miał każdy podatnik VAT, którego obecnie dotyczy obowiązek wystawienia faktur. Nowy obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
KSeF w Polsce będzie wdrażany w dwóch etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże firmy, czyli podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak np. część franczyzobiorców.
Wyjątkiem są podatnicy o najniższych przychodach, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie. Oni muszą przystąpić do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r.
Na dodatek, do końca 2026 r. skarbówka nie będzie nakładać kar za błędy w korzystaniu z KSeF.
Jakie transakcje obejmie KSeF?
Warto zwrócić uwagę, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT. Poza systemem pozostaną zatem m.in.:
- rachunki w rozumieniu ordynacji podatkowej, np. wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub osoby prywatne,
- faktury pro forma,
- noty obciążeniowe i uznaniowe,
- faktury VAT RR wystawiane przez rolników ryczałtowych,
- inne dokumenty wewnętrzne, które nie są fakturami VAT.
Polskie prawo określa, że Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkie faktury sprzedażowe wystawiane w relacji B2B. Dotyczy to zarówno transakcji krajowych, jak i sprzedaży usług lub towarów dla zagranicznych podmiotów.
Natomiast KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur, które dotyczą m.in.:
- sprzedaży konsumenckiej (B2C) – nie powstaje obowiązek, ale można wystawić fakturę w KSeF dobrowolnie,
- sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i komunikacji miejskiej czy opłat autostradowych.
Istnieją również kategorie sprzedaży, takie jak świadczenie usług zwolnionych z VAT, które mogą być dokumentowane innymi rodzajami dokumentów niż faktury.
Data wystawienia faktury w KSeF – od czego zależy
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur będzie datą jej przesłania do KSeF. W praktyce oznacza to, że moment nadania fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF będzie jednoznaczny z momentem jej wystawienia. Mimo tego przedsiębiorca lub księgowy muszą pamiętać o uzupełnieniu pola P_1, informującego o dacie wystawienia dokumentu.
Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że data wystawienia faktury w KSeF zależy od tego, czy była ona wystawiona w trybie online (podstawowy), czy offline. W trybie online faktura ma datę wystawienia tożsamą z dniem jej przesłania do KSeF. Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, faktury te uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1.
– W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, dokument w inny sposób, np. e-mailem (PDF) lub pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury poza KSeF – wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Faktura elektroniczna w PDF a faktura ustrukturyzowana w KSeF – czym się różnią?
Choć wiele osób utożsamia fakturę elektroniczną z plikiem PDF przesyłanym e-mailem, to w rzeczywistości faktura ustrukturyzowana w KSeF jest zupełnie innym dokumentem.
Faktura w PDF jest jedynie cyfrowym obrazem tradycyjnej faktury papierowej – jej treść można odczytać wzrokowo, ale systemy księgowe nie są w stanie automatycznie przetwarzać zawartych w niej danych bez użycia narzędzi OCR. Zatem czym się różni taka faktura od tej w pliku PDF, a w czym jest podobna?
Oba dokumenty zawierają podstawowe dane jak: dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość i jednostki miary, kwoty oraz stawki VAT, jak również daty. Natomiast faktura ustrukturyzowana musi mieć jednolity format XML i być zgodny ze strukturą logiczną FA3, która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo każda faktura, która zostanie wprowadzono do KSeF ma swój unikalny numer.
Oba dokumenty zawierają podstawowe dane jak: dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość i jednostki miary, kwoty oraz stawki VAT, jak również daty. Natomiast faktura ustrukturyzowana musi mieć jednolity format XML i być zgodny ze strukturą logiczną FA3, która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo każda faktura, która zostanie wprowadzono do KSeF ma swój unikalny numer.
Dodatkowo warto pamiętać, że dotychczasowe faktury wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych. Ale fakturę z KSeF można zapisać do PDF-a lub wydrukować.
Więcej w linku: www.wiadomoscihandlowe.pl