KSeF w handlu to będzie rewolucja. Gdzie czają się pułapki? [Przewodnik cz. 2]
Wdrożenie KSeF dla handlu będzie kolejnym dużym wyzwaniem po systemie kaucyjnym. Zwłaszcza, że wiele firm handlowych musi wystawić fakturę w tym samym czasie co dokonana jest sprzedaż. Czy KSeF sobie z tym poradzi? Jakie są największe zagrożenia dla retailu w związku z KSeF, a na czym handel zyska? O tym w drugiej części „Przewodnika po KSeF”.
Od 1 lutego 2026 roku wiele firm handlowych będzie musiała zacząć wystawiać wszystkie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Natomiast od 1 kwietnia ten obowiązek będzie dotyczyć wszystkich w branży handlu, nawet franczyzobiorcę i właściciela sklepu z niewielkimi obrotami.
Jakie będą korzyści z wdrożenia KSeF w handlu?
Patrząc na komunikaty Ministerstwa Finansów, to dzięki KSeF przedsiębiorcom, w tym firmom handlowym, będzie żyło się znacznie lepiej. Resort zapewnia, że wprowadzenie KSeF oznacza:
- Mniejsze ryzyko błędów dzięki ujednoliceniu procesu fakturowania.
- Usprawnienie obiegu dokumentów, gdyż faktury będą trafiać do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym.
- Rozwiązanie problemu archiwizacji faktur – dokumenty są dostępne przez 10 lat w Systemie.
- Skrócenie czasu na zwrot VAT z obecnych 60 dni do 40 dni.
Do tego kontrole skarbówki mają być mniej uciążliwe. Urzędnicy nie będą musieli dokonywać kontroli w siedzibie firmy i przeglądać na miejscu faktury, ponieważ po wprowadzeniu KSeF-u urząd będzie miał wszystko dostępne w Systemie.
Dla handlu ogromną zaletą wprowadzenia KSeF może być także przyspieszenie płatności za towar. Dodatkowym ułatwieniem może być ujednolicenie daty wystawienia faktury – KSeF przyjmie jako obowiązującą tę datę, która została wpisana w treść dokumentu (pole P_1).
Więcej na ten temat także tu: KSeF w handlu i FMCG: terminy, obowiązki, koszty [Przewodnik cz. 1]
Odpowiednie procedury wdrożenia KSeF w handlu
Jednak, gdy na bok odłożymy urzędniczy optymizm, to okazuje się, że firmy, zwłaszcza działy księgowe są co najmniej zaniepokojone wdrożeniem KSeF w spółkach. Przy czym cześć przedsiębiorstw wciąż nie wie, jak podejść do wdrożenia Systemu.
Dostosowania firmy do wymogów KSeF wydaje się dość skomplikowane. Ale cały ten proces można podzielić na kilka etapów. Pierwszy z nich obejmuje analizę wewnętrznych procesów wystawiania i obiegu faktur. W tym przypadku należy sprawdzić kto wystawia faktury oraz za jakie produkty czy usługi. Jednak należy sprawdzić również jakie faktury spółka przyjmuje i kto je wprowadza do systemu. Na tym etapie warto uwzględnić każdy dokument, łącznie z fakturami za paliwo, szkolenia itp.
Kolejny etap to ustalenie klucza, według którego dane pokazane na fakturach będą przenoszone do właściwych pól w XML zgodnie z zasadami schema FA(3).
Czy lepiej wybrać rządowe rozwiązania do obsługi KSeF czy komercyjne?
Następnym krokiem jest wybór czy firma będzie korzystać z darmowych narzędzi do obsługi KSeF, które zapewnia rząd, czy może jednak zdecyduje się na komercyjne narzędzia IT. Rządowe narzędzia są darmowe, ale zapewniają jedynie komunikację z Systemem, a nie gwarantują połączenia z obecnie wykorzystywanymi systemami sprzedażowymi. Jeśli natomiast zdecydujemy się na rozwiązanie komercyjne, to warto też sprawdzić jakie rozwiązania są najbardziej kompatybilne z obecnie wykorzystywanym systemem ERP.
Należy także zadbać o przeprowadzenie szkoleń pracowników. Przy czym inne szkolenia powinny być zorganizowane dla działu księgowego, inne dla działu sprzedaży czy logistyki, a jeszcze inne dla pracowników, którzy sporadycznie dokonują zakupów w imieniu przedsiębiorstwa.
Ostatnim etapem wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w firmie handlowej powinno być testowanie wdrożonego rozwiązania.
Czas jest kluczowy do wdrożenia KSeF w firmach handlowych
W zależności od skali działalności, przygotowania do wdrożenia KSeF w firmach handlowych mogą zająć od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy.
– Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści. To przede wszystkim usprawnienia obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury oraz ograniczenie papierowej dokumentacji. Jednakże należy pamiętać, że dla dużych podmiotów może to stanowić rewolucję i wymagać poważnych zmian w procesach i procedurach. Czasu na przygotowanie się faktycznie nie jest dużo, dlatego warto rozpocząć proces jego implementacji tak szybko, jak to będzie możliwe – podkreśla Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Jak podkreśla ekspert, część największych firm handlowych w Polsce już wdraża rozwiązania, które umożliwiają integrację różnych systemów sprzedażowych i zakupowych, centralizując komunikację z rządowym rejestrem w jednym miejscu. Do takich podmiotów należą chociażby Auchan Polska i Grupa Empik.
Więcej w linku www.wiadomoscihandlowe.pl