Rewolucyjne zmiany w fakturach. Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowe e-fakturowanie
Prezydent Andrzej Duda złożył podpis pod ustawą wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., aczkolwiek dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT nastąpi to pół roku później.
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
– Wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe. Jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności – komentuje Ministerstwo Finansów.
Ustawa jest, pora na rozporządzenia
Jak zauważa PwC, już za mniej niż 11 miesięcy czynni podatnicy VAT z siedzibą w Polsce będą co do zasady zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF. Obowiązek będzie również dotyczyć zagranicznych podmiotów, które posiadają na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności w rozumieniu przepisów o VAT.
Eksperci zauważają, że równolegle trwają prace nad broszurą informacyjną dla finalnej wersji schemy XML dla e-faktury FA(2) oraz nad szczegółową dokumentacją techniczną m.in. w zakresie generowania i obsługi identyfikatora zbiorczego dla płatności oraz kodów weryfikujących QR. W najbliższym czasie oczekiwane są także finalne wersje rozporządzeń wykonawczych, przewidzianych w ustawie, w szczególności w zakresie korzystania z KSeF oraz wyłączeń z obowiązku stosowania KSeF.
Oprócz tego mają zostać zmienione również m.in. rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Zmiany w tych rozporządzeniach mają dostosować je do wymagań e-faktury.
7 sierpnia, jako pierwszy, opublikowany został projekt zmian do rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. – Zgodnie z proponowanymi zmianami, wyznaczone przez podatnika osoby fizyczne będą mogły otrzymać uprawnienia do korzystania z KSeF w zakresie ograniczonym do dokumentów dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej (np. zakładu lub oddziału) lub konkretnego członka grupy VAT (uprawnienie to ma być rozpoznawane za pośrednictwem unikalnego identyfikatora opartego o NIP podatnika lub w przypadku grup VAT o NIP jej członka przyznany przed założeniem grupy). Zmiana ma uprościć zarządzanie dokumentami sprzedażowymi i zakupowymi w organizacjach gdzie wiele podmiotów posługuje się jednym numerem NIP. Projekt ma wejść w życie już 1 września 2023, a więc jeszcze w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF – zwracają uwagę eksperci PwC.
Skarbówka będzie wiedzieć wszystko
Zgodnie z uchwaloną ustawą o obowiązkowym e-fakturowaniu, faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r. Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r. Ponadto faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline. W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
Dzięki pełnemu wdrożeniu KSeF aparat skarbowy zyska potężne narzędzie pozwalające na wgląd w czasie rzeczywistym w to, co dzieje się w danej firmie. Zdaniem niektórych ekspertów, obawy o potencjalną inwigilację przedsiębiorstw mogą być uzasadnione. Z kolei Ministerstwo Finansów zachwala korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF. Podkreśla chociażby, że podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. – Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw – zaznacza resort finansów.
KSeF zdaniem MF to także łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur. Resort zaznacza, że podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Uczciwa konkurencja
Według Ministerstwa Finansów, wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewni przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma mieć pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury będzie pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
Jak podkreśla MF, obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to, według MF, przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Resort wskazuje również na zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
Kolejna korzyść, według MF, to automatyzacja procesów księgowych dzięki ustrukturyzowanemu jednolitemu wzorowi faktury. Ma się to przełożyć na oszczędność czasu pracowników. – Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów – wymienia ministerstwo.